Dans le contexte actuel de crise sanitaire et de confinement lié à l’épidémie de coronavirus (covid-19), le Gouvernement adapte les conditions de réunion et de délibération des assemblées générales, notamment en prévision de la période d’approbation des comptes annuels. 

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19, fixe des règles dérogatoires de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées générales (et des organes collégiaux) des entreprises à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date ultérieure fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 (Art. 11).

ADAPTATION DES RÈGLES DE CONVOCATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Cette ordonnance prévoit notamment, pour les sociétés cotées qui doivent parfois convoquer par voie postale un nombre important d’actionnaires, qu’aucune nullité ne sera encourue pour les assemblées dont les convocations auraient dû être réalisées par voie postale et n’auraient pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société, notamment l’hypothèse dans laquelle la société ou ses prestataires auraient été empêchés d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de coronavirus.

En outre, l’article 3 de l’ordonnance facilite l’information des membres de l’assemblée, en permettant de recourir à la communication des documents et informations requis par voie dématérialisée préalablement à la tenue des assemblées générales.

ADAPTATION DES RÈGLES DE PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Afin d’éviter que les assemblées générales ne puissent se tenir en raison du risque d’impossibilité pour les associés et actionnaires concernés d’y participer, les règles de participation sont assouplies.

Ainsi, lorsqu’une assemblée générale est convoquée dans un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal peut décider qu’elle se tiendra notamment par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Dans ce cas, les votes émis par les membres participant à l’assemblée générale par conférence téléphonique ou audiovisuelle pourront être pris en compte et les décisions considérées comme régulièrement prises.

RECOURS À LA TÉLÉCONFÉRENCE OU VISIOCONFÉRENCE

L’article 5 du dispositif exceptionnel permet, même lorsque cette possibilité n’est pas prévue par les statuts de la société, de recourir à des moyens de participation à distance, tels que la conférence téléphonique ou la visioconférence, sous réserve que la méthode utilisée :

• permette l’identification des associés ou actionnaires ;
• transmette au moins la voix des participants ;
• permette la retransmission continue et simultanée des délibérations.

CONSULTATION ÉCRITE DES ASSEMBLÉES

Enfin, l’article 6 assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

CARACTÈRE EXCEPTIONNEL ET TEMPORAIRE

Les dispositions de cette ordonnance ont naturellement un caractère exceptionnel et temporaire, dicté par les impératifs liés à la crise sanitaire en cours.

L’article 11 de l’ordonnance prévoit qu’elle applicable rétroactivement à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, ce qui permettra notamment de couvrir la période de 6 mois au terme de laquelle les sociétés commerciales doivent avoir consulté leurs associés ou actionnaires sur les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019.

Toutefois, ce délai pourra être prorogé jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, sans pouvoir être étendu après le 30 novembre 2020.